Khi lưu trữ những file Word có dung tích quá lớn thì các bạn sẽ gặp khó khăn khi mở và kiểm soát nội dung cũng tốn nhiều thời hạn. Để việc mở và chỉnh sửa file được dễ dàng và đơn giản, mời bạn cùng tìm hiểu thêm cách nén file và giảm dung tích lưu trữ của file Word qua nội dung bài viết dưới nhé.
1. Nguyên nhân dung tích của file Word lớn
Có nhiều nguyên nhân làm cho dung tích của file word lớn như:
- Hình ảnh được chèn trong file có kích thước quá lớn.
- Việc chèn thêm nhiều hình ảnh trong file cũng sẽ làm cho dung tích của file Word tạo thêm.
- Do trong file Word còn tồn tại quá nhiều dữ liệu chưa được tối ưu nhất.
2. Cách nén file Word bằng WinRAR
Bước 1: Chọn những file Word bạn cần nén, nhấp chuột phải vào và chọn Thêm vào tập tin nén…
Bước 2: Đặt tên cho file và chọn định dạng RAR, RAR5 hay ZIP cho tập tin nén > Nhấp chọn OK để tiếp tục.
Nếu mình thích đặt mật khẩu cho file nén, bạn chọn ô Đặt mật khẩu...Nhập mật khẩu vào 2 ô Nhập mật khẩu và ô Nhập lại mật khẩu (mật khẩu 2 ô phải giống nhau) > chọn Đồng ý.
File đã được nén thành công (như hình dưới).
2. Cách giải nén file Word bằng WinRAR
Giải nén sớm nhất
Để giải nén sớm nhất, người ta thường chọn sử dụng tùy chọn Giải nén Ở đây (Extract here) để giải nén tập tin ngay tại vị trí đó và sẽ không còn tạo thư mục để gói gọn những tập tin.
Cách triển khai: Nhấp chuột phải vào tập tin đã chọn và chọn Giải nén Ở đây (Extract Here) để giải nén tập tin ở thư mục hiện tại.
Tập tin đã được giải nén thành công ở trong thư mục hiện tại.
Giải nén ở nơi muốn lưu trữ
Để giải nén ở nơi muốn lưu trữ, người ta thường chọn sử dụng tùy chọn Giải nén tập tin (Extract file) để giải nén tập tin theo đường dẫn giải nén là nơi bạn đặt tập tin ở đó.
Bước 1: Nhấp chuột phải vào tập tin và chọn Giải nén tập tin… (Extract file).
Bước 2: Lựa chọn thư mục muốn giải nén tập tin đến đó.
Tập tin đã được giải nén thành công tại thư mục đã chọn.
3. Cách giảm dung tích file Word
Dùng ứng dụng trực tuyến SmallPDF.com
Bước 1: Truy vấn vào website SmallPDF để nén file tại đây.
Bước 2: Nhấn Chọn những tệp để chọn file mình thích nén.
Bước 3: Chọn một trong 2 lựa chọn Nén cơ bạn dạng (giảm được ít dung tích) và Nén mạnh (giảm được nhiều dung tích nhưng mất phí) > Nhấp vào Chọn tùy chọn để tiến hành giảm dung tích của file.
Bước 4: Dung tích file Word đã được giảm > Nhấp Tải file xuống để tải về.
Nén ảnh trực tiếp có trong file Word
File Word trước lúc nén có dung tích như sau:
Bước 1: Mở file Word có chứa ảnh cần nén và chọn vào hình ảnh > Chọn thẻ Format > Chọn Compress Pictures.
Bước 2: Hộp thoại Compress Pictures hiện lên > Bỏ tích ở vị trí Apply only to this picture. Tích chọn vào những mục để nén ảnh tùy theo mục đích > Nhấn OK.
Trong số đó:
- Print (220 ppi): Excellent quality on most printers and screens: Để giảm dung tích file word tối ưu cho việc in file.
- Screen (150 ppi): Để share lên web và lưu trong project.
- E-mail (96 ppi): Để share qua email hoặc nhấp chuột vào Use document resolution để ở chính sách mặc định.
Chúng ta có thể kiểm tra lại dung tích của cả file ngay sau khoản thời gian đã nén ảnh.
Tắt tính năng chỉnh sửa ảnh
Bước 1: Mở file Word có dung tích cần nén > Chọn File > Chọn Options.
Bước 2: Ở hộp thoại Options > Chọn mục Advanced. Đến phần Image Size and Quality > Bỏ tích ở ô Do not compress images file > Nhấn OK để tiến hành giảm dung tích file Word.
Xóa những khoảng trắng không quan trọng
Bước 1: Mở file Word cần nén dữ liệu, nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để hiện hộp thoại Find and Replace.
Bước 2: Nhập dấu khoảng trắng 2 lần trong mục Find what > Nhập dấu khoảng trắng 1 lần trong mục Replace with, sau đó ấn Replace All.
Bước 3: Sau khoản thời gian ấn Replace All, những khoảng trắng thừa đã được xoá, chọn OK là hoàn thành.
Trên đấy là những thông tin về phong thái nén file Word và giảm dung tích lưu trữ của file Word. Mong rằng từ những hướng dẫn trong nội dung bài viết, chúng ta cũng có thể triển khai thành công!
